管理訂房：房況與入住退房

適用：民宿訂房，並搭配線上商店。訂房狀態、房間狀態與收款不是同一件事，日常操作要分開確認。

先認識三層資料

• 館舍：不同地址或館別的管理單位。
• 房型：例如雙人房、四人房，放共用介紹、可入住人數及相關設定。
• 房號：例如 201、202，代表實際可分派與控房的房間。只有房型文字、沒有有效房號，不等於已具備可售房量。

到「快捷鍵 › 終極訂房」的「館舍與房間」查看資料；房價則在「房價」區塊管理，可切換房價月曆、房價方案與假日日期。調整價格或假日後，先到前台選日期確認結果。

查看訂房與房況

1. 選「訂房」查看列表，依館舍、入住日期與狀態找到紀錄。找不到時先清除篩選，不要立刻重建同一筆。
2. 切到「房況表」查看各房號在日期區間的安排；先選對館舍，再確認房號與住宿日期。
3. 需要處理今天的入住、退房或待辦時，回到「今日作業」。

電話或平台訂房也要留下控房紀錄

從「手動建單」填寫館舍、房型或房號、入住退房日期、入住人數與顧客資料，確認剩餘房量後建立。依實際收款方式決定是否建立待付款訂單；不要把已在其他平台收款的訂房誤當成本站再次扣款。

其他訂房平台的訂單是否會自動同步，取決於另行確認的串接範圍。本篇不代表已提供各平台的自動同步；需要時請先與我們確認。

入住、退房與清潔狀態

1. 入住前確認訂房、房號與收款，客人到場後在「今日作業」或訂房詳情辦理入住。
2. 實際收到現金或轉帳時，在收款紀錄留下正確金額與方式；不要只按入住就當成已收清。
3. 離店時辦理退房，查看是否仍有未收款項；退房後房間會轉為待清潔，清潔完成後再依現場作業更新。

改期、延住或取消前先核對

先確認新日期是否有空房，再進行異動。延長住宿不會自動把多出的房費重算成已收款，需要確認應收差額並留下收款紀錄。取消訂房也不等於已完成退款；關聯付款訂單與退費仍須另外處理。

小提醒：房況表有紀錄但前台無法訂房時，先查房號啟用狀態、房價、可售日期與其他占房限制。不要只修改顯示文字就認為房量已釋出。

需要協助時提供訂房編號、館舍、房號、入住退房日期與錯誤畫面，並遮住顧客個資。通知問題可接著看LINE 通知檢查。